چگونه یک کنفرانس خوب داشته باشیم؟
هدف از یک ارائه چیست؟!
هدف از نحوه ارائه می تواند شامل : دادنِ اطلاعات به مخاطبان باشد و همچنین قانع کردنِ آنها درموردِ چیزی ، یا تربیت، جذب کردن و برانگیختنِ مخاطبان در موردِ چیزی باشد.
همچنین باید به یاد داشته باشیم در نحوه ارائه شیوه‌ی نزدیک شدن به موضوع نیازمندِ اینست که پس از اتمامِ ارائه ، چه اثری بر مخاطبان بگذاریم. هدف باید هم برای ما (ارائه دهنده) و هم برای مخاطبان مفید باشد.
مخاطبین خود را شناسایی کنید
در مورد نحوه ارائه به مخاطبین و شناسایی آنان چند اصل وجود دارد که شامل : خوب ارائه کردن به نوعیشامل چگونگیِ روبرو شدن با مخاطبان می باشد.
- بدانیم چگونه آن را با مخاطبان سازگار کنیم و سپس بصورتی اثربخش آن را ارائه کنیم.
- باید پیش از درست کردنِ اسلایدها هرچه می‌توانی درباره‌ی مخاطبان اطلاعات جمع کنیم.
- ارائه‌ی شما باید پرسش‌هایی که ناخودآگاه برای مخاطبان به وجود می‌آید را پاسخگو باشد.
چه روش‌های می‌تواند سردی موجود در جلسه ارائه را از بین ببرد؟
چه روش‌های می‌تواند سردی موجود در جلسه ارائه را از بین ببرد؟
همان‌طور که پیش‌تر بیان کردیم جلسه ارائه نباید حالت خشک و کسل کننده به خود بگیرد و باید مخاطب را درگیر بحث کند. برخی از افراد همواره می‌گویند نمیتونم کنفرانس بدم و همین انرژی منفی باعث می‌شود از پیشرفت در نحوه ارائه پاورپوینت عقب بمانند اما این افکار را دور ریخته و تلاش کنید با درگیر کردن حاضرین در بحث هم ارائه خود را تقویت کنید هم یک جلسه بسیار پرانرژی داشته باشید. ادامه روش‌هایی را که می‌توان با استفاده از آنها مخاطب را درگیر بحث ارائه کرد و روی او اثر گذاشت نام می‌بریم و شرح می‌دهیم.
هنگامی که تصمیم می‌گیرد با مخاطب رابطه برقرار کنید و به اصطلاح یخ‌شکنی کنید، اگر حتی کلمه‌ای را اشتباه گفتید و حضار خندیدند شما هم با آنها بخندید و بگذارید جو دوستانه باقی بماند تا با شما همکاری کنند. شاید جالب باشد بدانید چگونه کنفرانس را شروع کنیم تا اثرگذار باشد؟ یک شروع خوب برای کنفرانس باید به صورتی باشد که فرد ارائه دهنده باید به مخاطبان خود بگوید که به چه علت آنها باید به شما گوش فرا دهند؟ شما با ارائه مطالب در این جلسه چه منفعتی برای آنها ایجاد خواهید کرد؟ پس فراموش نکنید همه چیز در یک ارائه به یک شروع خوب باز می‌گردد.
1- با استفاده از سوال پرسیدن حضار را در کنفرانس خود شریک کنید
در صورتی که شما پشت سر هم و بی وقفه به ارائه خود ادامه دهید و حضار را در موضوع خود شریک نکنید باعث می‌شود جو سنگینی به وجود بیاید و جلسه شما کسل کننده شود. پس حضار را با سوال پرسیدن از آنها بیدار کرده و در بحث خود درگیر کنید. البته سوالات مسخره و بی‌معنی را کنار گذاشته و سوالاتی پر مفهوم بپرسید تا مخاطب را مجبور کنید فکر خود را درگیر بحث کند و تا زمانی که جواب واقعی و نزدیک به صحیح را نگرفته‌اید از بحث دور نشوید. در صورتی که پاسخی از افراد حاضر در جلسه دریافت نکردید، مجدد این سوال را بپرسید تا پاسخ بگیرید و مطمئن شوید درگیر بحث شما شده‌اند و به اصطلاح یخ‌شان باز شده است.
جدا از اینکه سوال می‌پرسید، سعی کنید یک تکنیک جدیدتر نیز به کار ببرید. به‌طور مثال یک سری صندلی‌های خاص را در گوشه‌ای از اتاق کنفرانس خود بچینید. مثلا ۳۰% از تمام صندلی‌های موجود در همان سالن را بچینید و افرادی که فکر و ذهن خود را درگیر بحث شما می‌کنند و در بحث با شما مشارکت می‌کنند را در آن صندلی‌ها بنشانید. پس از جا‌به‌جایی این افراد از آنها مجدد سوال کنید دلیل آن که آنها را در صندلی‌های جداگانه نشاندید را می‌دانند یا خیر؟
پیش از آنکه جلسه کنفرانس خود را آغاز نمایید، تحقیق کنید با چه افرادی روبرو خواهید شد؟ اگر این امر را پیش از جلسه خود انجام دهید باعث می‌شود بدانید چه محتوایی و چه حکایت‌هایی را بهتر است برای افراد تولید کنید و ارائه دهید تا جذب کنفرانس شما شوند.
البته با استفاده از این راه می‌توانید جواب چگونه کنفرانس را شروع کنیم را بگیرید. یکی دیگر از راه‌هایی که در این شاخه قرار می‌گیرد این است که ارائه خود را با یک سوال شروع کنید. در واقع یک سوال خوب در ابتدای ارائه شما می‌تواند نقش حضار را در نحوه ارائه پاورپوینت پر رنگ‌تر کند. سوالی که در این مرحله می‌پرسید باید بسیار واضح و روشن باشد. این نکته را فراموش نکنید که به هیچ عنوان شما فردی را انتخاب نکنید تا سوال را اختصاصی از او بپرسید؛ زیرا این امر باعث انتقال استرس به فرد می‌شود.
2- از شوخی کردن و خندیدن به همراه حاضرین در جلسه نترسید
برخی از افراد هستند که می‌خواهد هنگام صحبت کردن شوخی کنند و همراه شما بخندند ولی بسیار از آن می‌ترسند و همیشه از جملاتی مانند من اصلا آدم بامزه‌ای نیستم یا من بازیگر خوبی نیستم استفاده می‌کنند اما باید صادقانه بگوییم همه می‌توانند از این راه استفاده کنند حتی شما!
بهتر است به جای استفاده از شوخی‌های سبک راه‌های مناسبی امتحان کنید تا فشار جلسه از روی شما هم برداشته شود. البته ابتدا بدانید با چه کسانی روبرو هستید و سپس با آنها شوخی کنید. برخی شوخی‌ها ممکن است در جمع عادی افراد رایج باشد که همان شوخی‌ها در جمع حضار بسیار توهین‌آمیز باشد. میزان و حد و مرز شوخی را در جلسات خود در نظر بگیرید و اجازه ندهید جلسه شما تبدیل به مجلس هجو و خنده تبدیل شود پس در زمان مناسب شوخی را پایان داده و به ارائه خود ادامه دهید.
ممکن است این سؤال پیش بیاید که چگونه در مدرسه کنفرانس بدهیم دقت داشته باشید هنگام کنفرانس در کلاس که دانش‌آموزان در آن حضار حاضر در کلاس هستند، استفاده از شوخی توصیه نمی‌شود ولی استفاده از سوال پرسیدن و منتظر ماندن تا گرفتن پاسخ از حاضرین بسیار مفید و اثرگذار است.
هنگام کنفرانس در کلاس که دانش‌آموزان در آن حضار حاضر در کلاس هستند استفاده از شوخی توصیه نمی‌شود ولی استفاده از سوال پرسیدن و منتظر ماندن تا گرفتن پاسخ از حاضرین بسیار مفید و اثرگذار است.
3- از نقل‌قول‌ها در ارائه خود استفاده کنید
به‌طور مثال تصور کنید می‌خواهید یک ارائه و کنفرانس در کلاس در رابطه با روش ساده و آسان داشته باشید و به حاضرین در جلسه بگویید یکی از معروف‌ترین نشانه‌های حرفه‌ای بودن تدریس این است که توانایی آن را داشته باشید محتوای تدریس را ساده کنید.
در این جور مواقع استفاده از نقل‌قول بسیار شما را یاری خواهد داد. به‌طور مثال صحبت خود را این گونه آغاز کنید که «به قول آلبرت انیشتن …» سپس ادامه صحبت خود را بازگو نمایید. به‌طور مثال هنگام کنفرانس در رابطه با مهارت ارائه کنفرانس بهتر است با جملات نقل‌قول از استیو جابز سخنرانی خود را آغاز کنید. یکی از جملات بسیار پرکاربرد استیو جابز این است که «نحوه ارائه هر چیزی اهمیت آن را مشخص می‌کند!»
ایده های جالب برای کنفرانس
نکته چهارم: در ارائه خود از موسیقی، فیلم و کلیپ مناسب با موضوع خود استفاده کنید
بسیاری از سخنرانان مطرح در کشور ایران برخی کلیپ‌های چند دقیقه‌ای و کوتاه را در بین کنفرانس خود برای حضار پخش می‌کنند. البته کوتاه یا بلند بودن مدت زمان کلیپ شما بستگی به زمان کلی کنفرانس شما دارد. در رابطه با دانش آموزان و دانشجویان کلیپ یا فیلمی که بیش از سه دقیقه باشد، بازخورد خوبی نخواهد داشت.
استفاده از کلیپ، فیلم و موسیقی‌هایی که مرتبط با موضوع قابل ارائه باشد، می‌تواند توجه و تمرکز حاضرین موجود در کنفرانس را جلب کند. همچنین استفاده از نقل‌قول بسیار تاثیر خوبی برای جلب توجه افراد حاضر در جلسه است.
4- از اسلایدهای پاورپوینت خود به صورت هوشمندانه استفاده کنید
در این مورد ابتدا باید آموزش استفاده از پاورپوینت برای یک ارائه عالی را ببینید و سپس اقدام به تهیه اسلایدهایی کاملا هوشمندانه کنید. معمولا از ویدئو پروژکتور جهت ارائه کنفرانس فایل پاورپوینت استفاده می‌شود. توصیه ما این است یا از اسلایدهای پاورپوینت استفاده نکنید یا اگر استفاده کردید بسیار هوشمندانه استفاده و مدیریت کنید.
اغلب افراد برای ارائه خود از اسلایدهای پاورپوینت استفاده می‌کنند. بله استفاده از این روش جهت ارائه اصلا مشکلی ندارد اما سعی کنید ایده‌های جالب برای کنفرانس خود به کار بگیرد و استفاده کنید. خلاقیت در ارائه کنفرانس نیز اثر بسیار زیادی در درک مطلب ارائه شما توسط حاضرین دارد. پس اطلاعات را به صورت خام وارد اسلاید ارائه خود نکنید. قدرت صدای شما و استفاده از حرکات بدن در ارائه می‌تواند ارائه شما را از حالت خشک و بی‌روح خارج کند. البته بین ارائه توسط اسلاید باید کمی شوخی و انرژی‌دهی به حضار لازم است تا افراد حاضر در جمع از فضای سرد تکنولوژی کمی دور شوند.
خلاقیت در ارائه کنفرانس امکان ندارد در حین کنفرانس برای شما و بدون برنامه‌ریزی پیش بیاید. پس بهتر است پیش از شروع برنامه کنفرانس در منزل یا محل فکر خود خلاقیت‌هایی که می‌خواهید به کار ببرید را تنظیم کنید. پرورش دادن ایده و خلاقیتی ناب که بسیار عالی عمل کند تقریبا زمان خوبی هم از شما می‌گیرد. پس توقع نداشته باشید بتوانید این خلاقیت را هنگام ارائه به دست آورید.
خلاقیت در ارائه کنفرانس امکان ندارد در حین کنفرانس برای شما و بدون برنامه‌ریزی پیش بیاید. پس بهتر است پیش از شروع برنامه کنفرانس در منزل یا محل فکر خود خلاقیت‌هایی که می‌خواهید به کار ببرید را تنظیم کنید.
همان‌طور که بالاتر بیان کردیم، یک ارائه خوب را باید با یک شروع بسیار عالی آغاز کنیم. در هنگام ارائه خود اگر از اسلاید استفاده می‌کنیم، باید از تغییر لحن صدا و عکس‌العمل بدنی نیز استفاده کنیم تا روح و انرژی زیادی به حضار وارد شود. شروع خود را با پرسیدن یک سوال آغاز کنید تا افراد را درگیر مطالب خود کنید و از کسل شدن جلسه خودداری نمایید. از نقل‌قول افراد بزرگ و برجسته به همراه استفاده از کلیپ، فیلم و موسیقی در ارائه خود استفاده کنید و این دو را فراموش نکنید.
